Как повысить эффективность службы внутреннего аудита? — Начинайте с плана
Раздел: Функционирование СВА
Руслан Гиниятов, rginiyatov@gmail.com
Экономический кризис поставил предприятия перед необходимостью еще активнее искать пути повышения отдачи на каждый вложенный рубль. Служба внутреннего аудита не может оставаться в стороне от этих усилий и должна не только уделять особое внимание проверке эффективности аудируемых процессов, но и найти пути повышения собственной эффективности, а их существует немало: классификация задач на основании оценки риска, стандартизация процессов и документации, координация с другими «гарантирующими» службами (юристы, безопасность, качество и т.п.), оптимизации организационной структуры по численности и направлениям специализации, электронный документооборот, оптимизация командировочных расходов, и так далее, и тому подобное. Каждое из этих направлений заслуживает отдельного обсуждения, я же хочу поделиться с вами одним простым практическим советом, выросшим из собственного опыта: начинайте с плана!
Стандарты внутреннего аудита требуют начинать каждое аудиторское задание с этапа планирования, включающего составление письменного плана аудита. Зачем терять время на эту формальность? — скажете вы. Поверьте, план аудита не формальность, а необходимое условие эффективного аудита. План определяет, что аудитор будет делать, а чего не будет делать, а значит предотвращает трату рабочего времени на ненужную или не важную работу. Ключевые элементы плана аудита задаются Стандартом 2200 «Планирование аудиторского задания». Рассмотрим примерную структуру плана аудита и как каждый элемент плана помогает обеспечить эффективность работы аудитора. Приведенный ниже план аудита включает в себя следующие секции: цели и охват аудита, данные о проверяемой организации, данные о системе контроля и рисках, организация аудита, предварительное исследование. Рассмотрим их подробнее.
1. Цели и охват аудита
Четко сформулированные цели и охват (рамки) предотвращают «расползание», помогают фокусироваться на самом важном. Важность ясно задокументированных целей и охвата трудно переоценить.
Пример:
|
Объекты аудита Учет командировочных расходов Цели Нам необходимо оценить улучшения со времени предыдущего аудита в мае 2006, давшего заключение «неудовлетворительно» состоянию системы внутреннего контроля. Кроме того, за прошедший период в произошли существенные изменения, включая централизацию большинства функций... Охват Аудит охватит учет командировочных расходов для обоих подразделений (Москва, Клин). Мы проанализируем транзакции за последние 12 месяцев. Юрлица, охваченные аудитом: ООО «Абырвалг ЦФО» — торговый офис, АО «Абырвалг Клин» — завод. |
2. Данные о проверяемой организации
Собранные на этапе планирования данные о проверяемой организации помогают аудитору заочно освоиться с объектом аудита, а значит, позволяют сэкономить командировочные расходы и время сотрудников аудироемой организации. Аудитор, не имеющий представления об объекте аудита вызывает раздражение и отнимает у людей рабочее время.
Пример:
|
Цели и планы проверяемой организации Целью торгового офиса ЦФО является повышение на 2 п.п. доли на рынке беличьих шкурок. Организационная информация См. оргструктура бизнес подразделения в ЦФО и его финансового отдела в приложении. Бюджеты, операционные результаты, финансовые данные См. бюджет на финансовый год 2009 в приложении. Падение объемов продаж на 20% против предыдущего года, что ведет к повышенному риску мошенничества. Годовые продажи «Абырвалг ЦФО» составляют ок. 70 тыс. беличьих шкурок, или 35 млн. руб. Рост продаж в прошлые два года составлял ок. 30% в год. Норма прибыли 25-30%. Бюджет на АХР 10% от суммы продаж. Бюджет командировочных расходов 300 тыс. руб. |
3. Данные о системе контроля и рисках
В зависимости от того насколько давно, эффективно и широко поставлена система внутреннего контроля на предприятии, вы можете получить историческую информацию о состоянии системы внутреннего контроля и рисках в проверяемой области.
Наиболее очевидным источником такой информации являются предыдущие отчеты внутренних аудитов. Следует обратить особое внимание на общую оценку и на ключевые недостатки, чтобы убедиться во время аудита в реализации соответствующих рекомендаций.
Отчеты внешних аудиторов редко содержат необходимый уровень деталей, но существует практика предоставления внешними аудиторами «записки для руководства», в которой указываются недостатки в системе контроля и даются рекомендации по их устранению. Кроме того, можно переговорить с внешним аудитором лично, чтобы получить его комментарии из первых рук. В некоторых организациях оценка надежности системы контроля и рисков высшим руководством документируется в ходе ежегодной переоценки рисков для формирования аудиторского плана. В таком случае аудитор может обратиться к соответствующим файлам. Как правило, это дает информацию о так называемых «мягких контролях» (существенные организационные изменения или изменения в системах и процессах, состояние контрольной среды и т.п.).
И наконец, если в организации хорошо поставлена самооценка контроля, то можно воспользоваться соответствующей документацией (заполненные вопросники, планы корректирующих действий).
Пример:
|
Результаты внутренних аудитов «Неудовлетворительное» заключение аудита в мае 2006. Следующие важные замечания.
Внешний аудит не делал комментариев относительно учета командировочных расходов. Оценка риска руководством Местное руководство оценило риск как небольшой. Руководство головного офиса оценило риск как высокий в связи с недавней реорганизацией (централизация функций). СОК СОК учета командировочных расходов и план корректирующих действии в приложении. Контроль оценен как «эффективный». Нет существенных замечаний. |
4. Организация аудита
Существует множество оргвопросов, которые приходится решать во время аудита. Согласовав хотя бы часть из них в аудиторском плане, вы сможете предотвратить потери времени аудитором во время проведения тестов и написания отчета и сильно повысите шансы закончить аудит и выпустить отчет в планируемые сроки.
Очень важно прояснить кто является клиентом аудита (адресат аудиторского отчета, несущий общую ответственность за аудируемую область), иначе вы можете закончить тем, что никто не согласится брать ответственность за реализацию аудиторский рекомендаций. И такие ситуации случаются в практике, когда аудит проходит на стыке функциональных сфер ответственности.
Как во всяком проекте, необходимо заранее четко определить ресурсы (аудиторы и сферы их ответственности, руководитель группы аудиторов, супервизор, надзирающий за качеством выполнением аудита). Это поможет избежать неразберихи и путаницы во время работы.
Аудиторская программа должна быть согласована в плане, а не изобретаться по ходу аудита. Иначе сложно обеспечить качество и полноту анализа, а уж тем более надеяться на исполнение сроков. Даже если вы разработали и используете стандартные программы, необходимо четко определить в плане, полностью ли будет использоваться эта программа и нет ли необходимости ее расширить для данного аудиторского задания.
Поскольку проведение аудиторской выборки является часто наиболее трудоемким элементом аудита, полезно специально прописать объемы и принципы формирования выборок.
Расписание является ключевым элементом любого плана. Здесь необходимо отметить не только планируемую дату завершения аудита, но и сроки выполнения промежуточных этапов.
Заблаговременно согласованный лист рассылки отчета позволит сберечь драгоценное время на его определение и согласование в финале, когда аудиторы и без того в цейтноте.
Пример:
|
Клиент аудита П.П. Шариков — Финансовый менеджер по Центральному федеральному округу Ресурсы аудита И. Борменталь — аудитор, Ф. Преображенский — надзор на выполнением АЗ Ключевые контакты Васнецова — Бухгалтер счетов командировочных расходов Швондер — Главбух Аудиторская программа Стандартная программа аудита учета командировочных расходов. План выборки Мы планируем ограниченный объем тестов. Командировочные расходы хранятся помесячно. Мы выберем случайным образом 24 отчета (по 2 в каждом месяце проверяемого периода) так, чтобы отчеты представляли все виды затрат и все отделы. Расписание аудита Предварительное исследование: неделя 27 апреля. Работа на выезде: неделя 11 мая. Предварительный отчет: неделя 18 мая. Официальный отчет: неделя 25 мая. Лист рассылки аудиторского отчета Шариков, Швондер, Васнецова, Преображенский |
5. Предварительное исследование
Предварительное исследование может заключаться в изучении документации, предоставленной клиентом аудита по запросу до начала «полевой работы» и в предварительных разговорах с ключевыми сотрудниками. Поскольку предварительное исследование может проводится в свободной форме и не покрывается аудиторской программой, уместно задокументировать его в плане аудита.
Пример:
Процедуры предварительного исследования
Заключения предварительного исследования
|
Как видите, задокументировать план не так уж сложно, и тем более не должно быть жалко времени, потраченного на продумывание существенных аспектов аудиторского задания, которое позволит предотвратить задержки в работе, вызванные недопониманием или разным пониманием задач членами аудиторской команды. Дисциплина планирования сбережет вам массу времени и нервов и поможет существенно повысить эффективность аудиторской работы. Если Вас заинтересовал предложенный подход, разработайте свой шаблон стандартного плана и объясните процесс его использования своим сотрудникам. Необходимо сразу объяснить полезность этого процесса (added value, если вам этот термин больше нравится), предвосхищая обвинения в бюрократизме. Затем систематически проверяйте качество планов, пока этот процесс не устоится, а через 3-6 месяцев оцените влияние этого нововведения на эффективность на основании собственных наблюдений и опроса сотрудников, а еще сопоставьте количество законченных аудитов на одного сотрудника за этот период и за соответствующий период прошлого года. Было бы интересно узнать о полученных результатах. Удачных аудитов!